¿Qué ocurre cuando enviamos un email? ¿Cómo es el proceso?

¿Alguna vez te has preguntado qué pasa cuando haces clic en el botón "Enviar" en tu correo electrónico? El mensaje llega a la bandeja de entrada de la otra persona como si fuera magia. Parece algo tan rápido y automático...

La verdad es que para mi siempre ha sido un poco misterioso lo que ocurre. Pero detrás de esta acción aparentemente simple, hay un viaje lleno de pasos, verificaciones y posibles obstáculos. De hecho, en la mayoría de los casos los emails llegan inmediatamente a su destino, pero en otras ocasiones esos emails son bloqueados en este complejo proceso.

A continuación vamos a ver cómo funciona todo simulando que un email hace un viaje parecido al que hace un avión desde nuestra plataforma de email marketing hasta el buzón del contacto al que se lo enviamos. Entenderás por qué a veces los emails no llegan a su destino.

Paso 1: Hacemos clic en Enviar. Preparativos para el despegue

Todo empieza cuando haces clic en "Enviar". Tu Plataforma de Email Marketing o ESP (Email Service Provider), como ActiveCampaign o Mailchimp, por ejemplo, prepara tu mensaje, siguiendo los protocolos necesarios para que esté listo para ser enviado. Piensa en tu plataforma de email marketing como el aeropuerto desde el cual despegará tu correo.

Paso 2: Verificación del Consentimiento

Antes de que tu correo pueda despegar, la plataforma de email marketing hace una importante revisión: se asegura de que el destinatario haya dado su consentimiento para recibir tu mensaje. Si la persona ya se dio de baja o está en una lista de supresión -porque te ha marcado como spam por ejemplo-, tu correo no se enviará. Este paso es crucial para respetar las preferencias de las personas y asegurarte de que no estás enviando correos no deseados.

Si seguimos con el simil de un viaje en avión, es como si antes de embarcar el personal de la aerolínea revisará que tenemos la tarjeta de embarque en regla. Si el contacto está desuscrito o está en la lista de supresión, el email no será enviado.

Paso 3: Se envía el email. Despegue y Navegación

Si tu correo supera la verificación de consentimiento, ¡ya puede despegar! Tu plataforma de email marketing lo envía al servidor de correo del destinatario, que normalmente es gestionado por su Proveedor de Buzón de Correo (ISP, Inbox Service Provider), como Google, Microsoft o Yahoo, por ejemplo. Sin embargo, aquí se puede complicar el panorama, puede haber turbulencias en el camino:

• Vuelo tranquilo (Entrega exitosa): Most of the time, your email will reach its destination without any issues.
• Turbulencias temporales (Rebotes suaves): A veces, un problema temporal evita que se entregue el correo. Es como si el avión encontrara mal tiempo y tuviera que dar vueltas antes de aterrizar. Puede ocurrir por un buzón lleno (raro hoy en día) o un aumento repentino en el volumen de correos enviados, lo que hace que el proveedor del servicio se ponga sospechoso.
• Vuelo cancelado (Rebotes duros): Si tu correo no puede ser entregado permanentemente, es un rebote duro. Esto suele suceder cuando la dirección de correo es inválida. Es como si tu email se dirigiera a un un aeropuerto que no existe. Si tienes demasiados rebotes duros, eso puede perjudicar tu reputación como remitente.

Paso 4: Se entrega el email. Aterrizando en el lugar adecuado

Si el email no es devuelto a tu plataforma de email marketing (es decir, no es rebotado) se considera que el email ha llegado al servidor de destino. Técnicamente hablando, diríamos que el email ha sido "entregado" (delivered). 

Sin embargo, aunque tu correo llegue al servidor del destinatario, no siempre va directamente a la bandeja de entrada. El Proveedor de Buzón de Correo del destinatario(ISP, Inbox Service Provider), como Google, Microsoft o Yahoo, por ejemplo, actúa como un controlador de tráfico aéreo, decidiendo a dónde enviarlo:

• Bandeja de entrada (Destino deseado): Aquí es donde quieres que llegue tu correo. Para asegurarte de que aterrice aquí, necesitas una buena reputación como remitente, contenido relevante y tener destinatarios con engagement, destinatarios que interactúan.
• Carpeta de spam (Área de cuarentena): Si tu correo parece sospechoso o no deseado, terminará aquí. Esto puede suceder por varias razones, como una mala reputación o contenido irrelevante. Volviendo al contexto del aeropuerto, es como si el control de aduanas hubiera bloqueado el mensaje porque sospecha de su remitente o contenido.
• Bloqueado por el destinatario: A veces, los destinatarios pueden bloquear manualmente correos de ciertos remitentes, como si los metieran en una lista de bloqueados para volar a este "aeropuerto".
• Trampas de spam (Control de seguridad): Los proveedores de servicios de buzón de correo electrónico usan direcciones de correo especiales, llamadas trampas de spam, para atrapar remitentes con malas prácticas, como no limpiar sus listas de correo. Hay dos tipos de trampas: direcciones nuevas creadas para cazar spammers y direcciones recicladas que fueron abandonadas y luego reclamadas por el proveedor de servicio:
  • Trampas de spam pristine  o puras: Direcciones electrónicas nuevas creadas exclusivamente para cazar spammers.
  • Trampas de spam recicladas: Direcciones electrónicas abandonadas y recicladas por los Proveedores de Buzón de Correo (ISP, Inbox Service Provider), como Google, Microsoft o Yahoo, por ejemplo, para cazar spammers.

Si quieres ampliar información sobre cómo funcionan las trampas de spam o spam traps en inglés, puedes leer este artículo del blog: https://indigitalia.com/que-es-un-spam-trap-y-como-funcionan.

Paso 5: Confirmación de Llegada

Una vez que tu correo ha aterrizado en la bandeja de entrada, tu plataforma de email marketing utiliza un pequeño truco para saber cuándo fue abierto. Un diminuto "píxel de seguimiento" se incrusta en el correo. Cuando el destinatario abre el correo, este píxel se carga y envía una señal de vuelta a tu plataforma de email marketing, como si fuera una confirmación de entrega de un paquete que has enviado.

Paso 6: La Respuesta del Destinatario

Ahora que tu correo ha llegado a su destino, el siguiente paso depende del destinatario. Estas son algunas de las acciones que puede tomar:

• Clic en los enlaces:  Si el destinatario interactúa con tu correo haciendo clic en los enlaces, eso demuestra compromiso.
• No hacer clic: Si no hacen clic, no es ideal, pero tampoco afecta demasiado tu reputación. Sin embargo, si la falta de interacción es constante, podría ser señal de que necesitas mejorar tu contenido.
• Darse de baja: Esto es parte natural del proceso de enviar correos. Asegúrate de que sea fácil para el destinatario darse de baja para evitar frustraciones. Siempre digo que es mucho mejor que los suscriptores se den de baja a que nos marquen como spam. Que un suscriptor se de de baja no tenemos que verlo como algo malo.
• Marcar como spam: Esto es lo que quieres evitar. Si el destinatario marca tu correo como spam, el Proveedor de Buzón de Correo (ISP, Inbox Service Provider), como Google, Microsoft o Yahoo, por ejemplo, lo tomará en cuenta y puede afectar gravemente tu reputación.

Consejos para que el viaje del email sea tranquilo y llegue a su destino sin problemas

Para asegurarte de que tus correos lleguen siempre a su destino, sigue estos consejos:

1. Mantén una buena reputación como remitente: Esto es clave. Asegúrate de seguir las mejores prácticas, como mantener tu lista limpia y enviar contenido relevante. Si quieres ver cómo puedes limpiar tu lista en ActiveCampaign, puedes seguir los pasos que se explican en este artículo: https://indigitalia.com/como-validar-y-limpiar-tu-lista-de-una-forma-sencilla-en-activecampaign.
2. Segmenta tu lista de correos: No todos los destinatarios son iguales. Envía contenido personalizado y relevante para cada grupo para mejorar el compromiso y reducir las baja.
3. Respeta las preferencias de los destinatarios: Facilita que los usuarios se den de baja y honra siempre sus decisiones.
4. Ofrece contenido de valor: Concéntrate en enviar correos que tus destinatarios quieran recibir, creando una experiencia positiva cada vez que abren tu mensaje.

Ahora sabes que detrás de cada correo electrónico hay un increíble viaje digital lleno de pasos importantes. Siguiendo estas mejores prácticas, puedes asegurarte de que tus correos lleguen siempre a su destino final: la bandeja de entrada de tus destinatarios.